Flytta till nya lokaler? Så planerar du AV-infrastruktur från början

Att flytta till nya lokaler är en unik chans att skapa en modern, funktionell och framtidssäker arbetsmiljö. Det gäller inte bara möblering och inredning – minst lika viktigt är att planera för AV-infrastruktur. Med rätt strategi slipper ni dyra efterinstallationer, utanpåliggande kabelkanaler och lösningar som snabbt blir föråldrade. I den här guiden går vi igenom allt från kabeldragning i kontor och dolt kablage till AV over IP, mötesrum, digital signage och rumsbokare.

Snabb sammanfattning

• Börja planera AV redan i ritningsstadiet – vänta inte till flytten är klar.
• Dra rör och placera uttag i väggar, tak och golv för dolt kablage.
• Välj AV over IP för framtidssäkerhet, flexibilitet och enklare service.
• Planera mötesrum, öppna ytor, utbildningsrum och reception tidigt.
• Investera i teknik som är enkel att använda och som kräver minimal support.
• Image Center erbjuder platsbesök, ritningsunderlag och installation i Stockholm, Uppsala och Västerås.

Varför planera tidigt?

Många företag gör misstaget att börja tänka på mötesrumsteknik först efter inflyttning. Resultatet blir ofta provisoriska lösningar med utanpåliggande kablar, höga kostnader och bristande användarvänlighet. När AV tas med redan i ritningsstadiet kan ni:

• Placera uttag och rördragning på rätt ställen.
• Undvika framtida ombyggnationer.
• Skapa en enhetlig, estetisk och professionell arbetsmiljö.
• Säkerställa att nätverk, el och kablage samverkar.

Case-exempel: planera i tid

Ett företag i Stockholm planerade in alla AV-punkter tidigt. Resultatet blev mötesrum med helt dolt kablage och en centraliserad AV-over-IP-lösning. Kostnaden för kabeldragning i kontoret blev lägre och rummen färdiga snabbare. En annan organisation väntade för länge och fick istället bygga om väggar för att dra fram rör – med en dubbelt så hög totalkostnad och förlorad tid i verksamheten.

Dolt kablage – snyggt, säkert och servicevänligt

Ett dolt kablage är inte bara en estetisk fråga. Det påverkar också säkerheten och servicevänligheten. Synliga kablar kan orsaka snubbelrisk, medan dolda kablar är skyddade och håller längre.

• Rördragning i väggar och golv för HDMI, USB-C och nätverk gör att kablar kan bytas enkelt.
• Golvboxar i stora mötesrum möjliggör anslutning direkt vid bordet.
• Patchpaneler gör installationen mer flexibel och underlättar felsökning.

Tips: Undvik onödiga utanpåliggande kabelkanaler. De kan signalera provisoriska lösningar och dra ner helhetsintrycket. Ett välplanerat kablage däremot signalerar professionalitet och långsiktighet.

Vanliga frågor om kabeldragning

• Vad kostar kabeldragning i kontor?
  Kostnaden varierar beroende på rördragning och antal rum, men blir alltid billigare vid nybyggnation eller lokalbyte än i efterhand.
  
  
• Kan vi återanvända befintliga kablar?
  I vissa fall, men för AV over IP krävs ofta ny nätverksstandard (t.ex. Cat6 eller Cat7).
  
  
• Hur mycket stör verksamheten av kabeldragningen?
  Om arbetet planeras i byggskedet minimeras störningar helt.

AV over IP – framtidssäkrat val

Traditionell HDMI-dragning har tydliga begränsningar: kabellängden är begränsad och installationen blir kostsam vid större lokaler. Med AV over IP skickas ljud och bild istället via nätverket.

Fördelar: – Skalbarhet: enkelt att bygga ut med fler rum och skärmar. – Kostnadseffektivitet: lägre kablagekostnader på långa sträckor. – Centralisering: all teknik kan placeras i ett teknikskåp. – Flexibilitet: stöder framtida standarder och uppdateringar.

Extern resurs: AVIXA – AV over IP

Case-exempel: AV over IP i praktiken

En kund i Uppsala bytte lokaler och implementerade AV over IP i hela kontoret. Genom att centralisera AV-utrustningen i ett teknikrum kunde de halvera servicekostnaderna och samtidigt få en lösning som enkelt går att bygga ut med fler mötesrum. Skillnaden i användarupplevelse blev stor – möten startade snabbare och tekniken krånglade mindre.

Vilka rum ska planeras in?

När ni flyttar är det klokt att planera in alla rumstyper som behöver AV-stöd:

• Mötesrum: välj mellan Microsoft Teams Rooms, BYOD-rum eller hybridlösningar.
• Öppna ytor: LED-väggar eller projektorer för events, presentationer eller information.
• Utbildning: SMART Board för interaktiva sessioner, workshops och hybridundervisning.
• Reception och korridorer: digital signage för information, välkomnande och intern kommunikation.
• Kontorsytor: rumsbokningspaneler för effektiv resursanvändning.

Fördjupning: Mötesrum

När du planerar mötesrum är det också viktigt att välja rätt skärmstorlek och typ för rummet. Fel val kan leda till dålig läsbarhet eller onödig kostnad. Lär mer på AV-Guiden: Tips när du väljer rätt skärm till mötesrummet.

• Teams Rooms: Optimerade för Microsoft Teams. Perfekt för organisationer som vill ha en standardiserad mötesupplevelse.
• BYOD-rum: Ger flexibilitet för flera plattformar som Zoom, Google Meet och Teams. Passar särskilt mindre företag eller konsulter som möter externa parter.
• Hybridrum: Kombination av fast installerad teknik och möjlighet för användare att ansluta egna enheter. Ger både enkelhet och flexibilitet.

Exempel på lösningar

• SMART Board PRO – allt-i-ett med kamera, mikrofon, högtalare, trådlöst, USB-C/HDMI, digital whiteboard och webbläsare. En perfekt lösning för företag som vill minimera antal enheter och få ett driftsäkert mötesrum.
• Teams Rooms – enkel integration med Microsoft Teams, optimerat för organisationer som redan är i Microsoft 365-miljön.
• BYOD-rum – flexibilitet för Zoom, Google Meet och Teams. Perfekt för företag med varierande plattformar.
• Digital Signage – styr innehåll centralt, uppdatera i realtid och kommunicera effektivt i alla ytor.
• LED-väggar – imponerande lösningar för receptioner, konferenser och events.
• Rumsbokningspaneler – skapar struktur och undviker dubbelbokningar i kontoret.

Extern resurs: SMART Board PRO
Extern resurs: Tips när du väljer rätt skärm till mötesrummet

Vanliga misstag vid lokalbyte

• Att planera AV för sent – kablage får dras utanpå väggar.
• Att inte ta höjd för framtida expansion – rummen blir snabbt för små.
• Att välja fel teknik för fel rum – exempelvis takmikrofoner i dålig akustik.
• Att underskatta behovet av servicevänlighet – installationen blir dyr att underhålla.
• Att inte inkludera digital signage i helhetslösningen – vilket skapar ineffektiv kommunikation.
• Att glömma planera för kabeldragning i kontoret redan från början.

Konsekvenser av misstagen

Ett företag i Västerås installerade utan att planera för expansion. Två år senare växte de ur lokalerna och behövde komplettera med ytterligare mötesrum. Eftersom kabeldragningen inte var förberedd blev kostnaden tre gånger så hög som den hade behövt vara. Ett annat företag i Göteborg missade att inkludera digital signage och fick istället lappa ihop en lösning i efterhand – vilket ledde till högre supportkostnader och en splittrad kommunikationsstrategi.

Praktisk checklista – när ni byter lokaler

• Gå igenom ritningar tidigt och markera AV-punkter.
• Planera rördragning i väggar, golv och tak.
• Koordinera el, nätverk och AV parallellt.
• Placera teknikrum och patchpaneler strategiskt.
• Välj AV over IP som grundlösning.
• Planera för framtida expansion (fler mötesrum, LED-väggar etc.).
• Ta hjälp av tekniker för platsbesök, mätning och rådgivning.
• Boka platsbesök installation för att undvika fel i planeringen.

Så hjälper Image Center dig

Att planera AV vid ett lokalbyte kräver erfarenhet och helhetsperspektiv. Image Center erbjuder:

• Kostnadsfria platsbesök och behovsanalys.
• Ritningsunderlag för kabeldragning i kontor och installation.
• Förslag på driftsäkra och servicevänliga lösningar.
• Installation och support i Stockholm, Uppsala och Västerås.
• Tillgång till ledande tillverkare: Samsung, LG, Philips, Absen, Newline, SMART, Yealink m.fl.

Kundnytta

Genom att ta hjälp av Image Center kan ni: – Minska risken för felplanering och kostsamma ombyggnationer. – Säkerställa en hög användarupplevelse för medarbetare och kunder. – Framtidssäkra era lokaler för kommande teknikskiften. – Få en partner som finns kvar för support och service även efter installation.

Ett lokalbyte är en investering i både arbetsmiljö och framtida konkurrenskraft. Genom att planera AV-infrastruktur i tid får ni:

• Mötesrum som fungerar för både fysiska möten och hybridmöten.
• Snygg och driftsäker kabeldragning i kontoret.
• Flexibla lösningar som går att bygga ut.
• Långsiktigt lägre kostnader och högre användarnöjdhet.

Att inkludera en AV-partner tidigt i processen är ett enkelt sätt att undvika misstag och säkerställa att lokalerna fungerar i många år framöver. Kort sagt: att planera AV vid lokalbyte är lika viktigt som möblering och inredning – och ger en framtidssäker arbetsmiljö.

Vanliga frågor (FAQ)

• Vilken skärmstorlek passar i mötesrum?
  Det beror på rummets storlek och sittavstånd. Som tumregel bör skärmen vara tillräckligt stor för att text ska kunna läsas även från sista raden. För små rum räcker ofta 65–75 tum, medan stora konferensrum kan behöva 98 tum eller en LED‑vägg.
  
  
• Vad kostar AV-installationer vid lokalbyte?
  Kostnaden varierar beroende på antal mötesrum, val av teknik och kabeldragning. Det blir alltid billigare att planera från början än att bygga om i efterhand. Enkla BYOD-rum kan kosta från 20 000 kr medan avancerade Teams Rooms eller LED‑väggar kan landa på flera hundra tusen.
  
  
• Vilka fördelar har AV over IP jämfört med traditionell HDMI?
  AV over IP gör det möjligt att skicka ljud och bild via nätverket, vilket ger större flexibilitet, enklare kabeldragning och möjlighet att centralisera utrustning. Till skillnad från HDMI begränsas du inte av kabellängd och kan enkelt bygga ut lösningen.
  
  
• Hur drar man kablage snyggt i kontor?
  Planera för rör i väggar, tak och golv redan i bygg- eller flyttfasen. Golvboxar i mötesrum gör att användarna kan ansluta enkelt utan att kablar ligger synliga. Patchpaneler och tydlig märkning gör installationen servicevänlig.
  
  
• Hur framtidssäkrar vi våra mötesrum?
  Satsa på flexibla lösningar som stöder både Teams Rooms och BYOD. Välj skärmar och system som går att uppdatera via mjukvara. Planera in extra rördragning och nätverkspunkter så att det finns utrymme för expansion.