Att designa videokonferensrum 2025 kräver mer än bara rätt hårdvara. Det handlar om att skapa standardiserade rumslösningar där layout, kamera- och skärmplacering, mikrofonstrategi, akustik och drift fungerar tillsammans. Med en genomtänkt plan blir mötena mer effektiva, användarna nöjdare och organisationen sparar både tid och pengar. Denna guide går igenom allt från små fokusrum till stora konferensrum.
Rätt utformade videorum gör skillnaden mellan stressiga möten och effektiva samarbeten. Den här checklistan visar hur du kan designa små, medelstora och stora videokonferensrum med fokus på Teams Rooms design, kamera placering och ljudstrategi. Guiden är framtagen för 2025 och bygger på beprövade standarder och bästa praxis.
Artificial Intelligence refers to the development of computer systems that can perform tasks that would typically require human intelligence. It involves the creation of algorithms and models that enable machines to learn, reason, perceive.
Adam Peterson
Varför standardiserade videorum är viktiga
Organisationer med flera mötesrum märker snabbt att bristen på standard leder till problem. Användare känner sig osäkra på hur tekniken fungerar, supportkostnader ökar och mötena tappar fart. Genom att använda standardiserade layouter för små, medelstora och stora rum blir upplevelsen enhetlig. Oavsett om man sitter i Göteborg, Stockholm eller Uppsala vet alla deltagare vad de kan förvänta sig.
Dessutom blir det enklare att upphandla utrustning, jämföra leverantörer och hantera drift. Standardisering är helt enkelt grunden för professionell design av videokonferensrum.
Små rum (2–5 personer)
Små videorum kallas ofta fokusrum eller huddle rooms. De används för snabba avstämningar, en-till-en-samtal eller hybridmöten med få deltagare.
Layout
Placera ett mindre bord nära väggen där skärm och kamera sitter centrerade. Bordet ska vara tillräckligt djupt för att rymma laptop och anteckningar men inte så stort att rummet känns trångt.
Kamera- och skärmplacering
- Skärmstorlek: 55–65” beroende på rumsdjup.
- Montering: Ögonhöjd för sittande användare.
- Kamera: Placeras direkt ovanför eller under skärmen för naturlig ögonkontakt.
En vanlig miss är att sätta skärmen för högt eller kameran i fel vinkel, vilket gör att deltagarna ser ut att titta nedåt eller åt sidan.
Mikrofonstrategi
Små rum klarar sig ofta med en allt-i-ett soundbar som innehåller både kamera, mikrofon och högtalare. Ett alternativ är en takmikrofon med strålningsstyrning, särskilt om bordet används flexibelt.
Kablering
Små rum kräver enkelhet. En USB-C eller HDMI för BYOD (Bring Your Own Device) räcker långt. Kablar bör döljas längs vägg eller i golvlist för att undvika snubbelrisk.
Drift & uppföljning
Använd lösningar med molnbaserad diagnostik. Det gör att IT-avdelningen kan se status på distans. Integrera gärna rumsbokningssystem för att undvika dubbelbokningar.
Medelstora rum (6–10 personer)
Medelstora rum används för workshops, kundmöten och regelbundna teammöten. Här ökar kraven på ljud, bild och möblering.
Layout
Ett rektangulärt bord fungerar bäst. Alla deltagare ska ha fri sikt mot skärmen. Undvik att någon hamnar med ryggen mot kameran.
Kamera- och skärmplacering
- Skärmstorlek: 65–85”.
- Kamera: Monteras centrerat i ögonhöjd. Autoframing rekommenderas så att alla deltagare alltid syns tydligt.
- Tips: Välj en kamera som klarar vidvinkel om rummet är brett.
Mikrofonstrategi
För medelstora rum bör man använda satellitmikrofoner eller takmikrofoner kopplade till en central hub. DSP-baserade lösningar kan hantera eko och brusreducering mer effektivt än enklare system.
Kablering
Installera för framtida behov. Lägg kabelkanaler under bordet för ström, nätverk och USB. Förbered rummet för att kunna uppgraderas till en full Teams Rooms-enhet.
Drift & uppföljning
Alla enheter bör kunna övervakas centralt via Teams Admin Center eller motsvarande plattform. Detta minskar risken för driftstopp.
Stora rum (11+ personer)
Stora konferensrum eller styrelserum är ofta prestigefyllda miljöer där tekniken måste fungera sömlöst. Här krävs mer avancerad design.
Layout
En U-formad eller konferensbordslayout gör att alla kan se både varandra och skärmen. Viktigt är att de längst bort inte känner sig exkluderade.
Kamera- och skärmplacering
- Skärmar: Två stycken på 85–100”. Detta gör att både innehåll och deltagarvideo kan visas samtidigt.
- Kameror: En frontkamera i ögonhöjd och gärna en sekundärkamera bakifrån eller från sidan. Kameror med AI-tracking är starkt rekommenderade.
Mikrofonstrategi
Här behövs arraymikrofoner i taket eller flera bordsenheter. DSP med akustikbehandling säkerställer att röster fångas upp jämnt. Testa alltid akustiken i rummet – hårda ytor kan skapa störande eko.
Kablering
Stora rum kräver avancerad kablering:
- Redundant nätverk
- PoE för mikrofoner och touchpaneler
- Rack för codec eller server i teknikskåp
Drift & uppföljning
Stora rum bör omfattas av ett SLA-avtal med proaktiv service. Använd dataanalys för att se hur ofta rummet används och vilka funktioner som nyttjas mest.
Viktiga kompletterande faktorer
Belysning
Rätt belysning är avgörande för kamerabilden. Undvik fönsterljus rakt bakom deltagarna. Komplettera gärna med LED-paneler med jämn färgtemperatur.
Akustik
Dålig akustik kan förstöra även den dyraste tekniken. Använd ljudabsorbenter på väggar och tak. Enkla åtgärder som gardiner och mattor gör stor skillnad.
Möblering
Runda bord är sällan optimala för videomöten eftersom kameran inte kan fånga alla lika tydligt. Rektangulära bord eller U-formade lösningar ger bättre resultat.
IT-säkerhet
Videokonferenssystem bör alltid vara uppdaterade. Lösenordsskydda enheter och använd krypterade anslutningar. Detta är särskilt viktigt i större organisationer.
Vanliga fallgropar att undvika
- Skärmen monteras för högt, vilket gör att användarna får nackbesvär.
- Kameran placeras snett, så ögonkontakt går förlorad.
- För få mikrofoner i stora rum, vilket gör att vissa deltagare inte hörs.
- Otydliga kabellösningar som leder till frustration och supportärenden.
- Ingen central driftövervakning – problem upptäcks först när mötet redan pågår.
Externa resurser
- Microsoft Teams Rooms design guidance
- Microsoft Teams Rooms feature comparison
- AVIXA Room Design Standards
- Logitech Room Solutions overview
Sammanfattning
Oavsett storlek bygger en lyckad videokonferensrum design på tre grundpelare:
- Korrekt kamera- och skärmplacering för naturlig ögonkontakt.
- Optimerad mikrofonlösning som fångar alla röster.
- Standardiserad drift & support för en enhetlig upplevelse.
Genom att följa denna checklista för små, medelstora och stora rum skapar ni Teams Rooms-design som levererar professionell kvalitet, hög användarvänlighet och långsiktig driftsäkerhet. Rätt design minskar frustration, ökar engagemanget och gör mötena till en positiv upplevelse.
