Rumsbokare, även kallade bokningspaneler eller meeting room panels, har blivit en central del av moderna arbetsplatser. I en tid då hybridarbete är normen och mötesrum ofta är en bristvara, kan ett välfungerande bokningssystem för konferensrum ge både högre ROI och bättre användarupplevelse. Genom att standardisera hur rummen bokas och implementera tydliga policyer undviker organisationer dubbelbokningar, ineffektivitet och onödiga kostnader.
Artificial Intelligence refers to the development of computer systems that can perform tasks that would typically require human intelligence. It involves the creation of algorithms and models that enable machines to learn, reason, perceive.
Adam Peterson
Vad löser rumsbokare?
En rumsbokare gör det enkelt för medarbetare att se tillgänglighet i realtid, boka eller avboka direkt vid dörren och få en överblick över kommande möten. Detta minskar risken för:
- Dubbelbokningar som skapar frustration.
- Tomma rum när användare inte dyker upp.
- Ineffektiv resursanvändning, då lokaler inte nyttjas optimalt.
Dessutom stärker rumsbokare arbetsplatsens professionalism – både internt och externt.
Fakta: tid som går förlorad
Studier visar att 70 % av kontorsanställda spenderar mer än 15 minuter varje dag på att leta efter lediga mötesrum. 24 % lägger mer än 30 minuter. En annan studie visar att en genomsnittlig kontorsarbetare förlorar omkring 3 timmar per vecka på möten som inte startar i tid. Med ett smart bokningssystem kan denna ineffektivitet reduceras kraftigt.
Integration & licenser
De flesta moderna bokningssystem för konferensrum är fullt integrerade med Microsoft Outlook, Exchange eller Teams. Genom att använda Teams panels eller liknande lösningar får medarbetarna en enhetlig användarupplevelse, oavsett om de bokar via dator, mobil eller direkt vid panelen. Här är några viktiga punkter att tänka på:
- Licensmodeller: Kontrollera om panelen kräver separat licens eller om den täcks av befintliga Microsoft 365-licenser.
- Säkerhet: Se till att panelerna är korrekt uppsatta med säker autentisering.
- Molnbaserad administration: Gör det möjligt att hantera flera enheter centralt.
Naming-standard för rum
En tydlig naming-standard för mötesrum underlättar både bokning och support. Om organisationen har flera våningar eller byggnader är det viktigt att rummen namnges konsekvent, t.ex.:
- Sthlm-Floor3-RumA
- Uppsala-Plan2-Konferens1
På så sätt minskar risken för förväxlingar och det blir enklare att analysera statistik.
No-show-regler
Ett vanligt problem är bokade men outnyttjade rum. Genom att införa no-show-regler, där bokningar automatiskt släpps efter en viss tid om ingen checkar in vid panelen, frigörs rum snabbt för andra användare. Detta kan minska antalet tomma rum dramatiskt.
Mätetal och uppföljning
För att maximera ROI är det viktigt att följa upp användningen av mötesrummen. Rumsbokningssystem kan ofta ge data på:
- Utnyttjandegrad per rum.
- No-show-frekvens.
- Populära bokningstider.
Med denna information kan organisationen fatta bättre beslut kring framtida investeringar, exempelvis om fler små rum behövs istället för stora konferensrum.
Exempel på kända varumärken
Marknaden för rumsbokare är bred och innehåller flera etablerade varumärken:
- Visneto
- Humly
- Evoko
- Yealink
- Meetio / Logitech
- Crestron
- Kramer
Dessa aktörer erbjuder olika typer av lösningar, från enkla panelskärmar till kompletta system med avancerad statistik och integrationer.
Jämförelse: Humly vs. Yealink rumsbokare
Humly rumsbokare
Humly erbjuder ett komplett system som, utöver själva bokningssystemet, även inkluderar funktioner som wayfinding och 3D-kartor över mötesrummen. Organisationer kan även addera en separat översiktsskärm på 55–65” som visar vilka rum som är lediga i realtid.
- Humly Room Display: Läs mer här
- Humly Wayfinding: Se lösningen
- Humly Floor Plan: Mer information
Yealink rumsbokare
Yealink erbjuder en flexibel lösning utan extra licenskostnader utöver befintliga Office 365-licenser. Panelen är kompatibel med Yealink Workspace Management Platform, Microsoft Teams, Zoom och andra tredjepartslösningar. Den stöder det befintliga kalendersystemet och gör det enkelt att integrera med olika mötesmiljöer.
- Yealink RoomPanel: Se produktinfo
Policyer för högre adoption
Teknik är bara en del av lösningen. För att lyckas med införandet krävs även policyer och rutiner:
- Tydliga bokningsregler: Definiera hur långt i förväg rum får bokas och hur länge de kan blockeras.
- Check-in-policy: Inför krav på att användare checkar in för att behålla rummet.
- Utbildning: Ge medarbetare en snabb introduktion till hur panelerna används.
- Kommunikation: Lyft fram nyttan med systemet för att öka adoptionen.
ROI – Return on Investment
Att införa ett rumsbokningssystem kan på kort tid ge en tydlig avkastning. Några mätbara effekter:
- Mindre tidspill: Färre medarbetare som letar rum i onödan.
- Effektivare användning av lokaler: Mindre yta står oanvänd, vilket kan minska behovet av dyra kontorsytor.
- Bättre möteskultur: Möten startar i tid och med rätt förutsättningar.
- Ökad transparens: Statistik visar hur resurserna används och var flaskhalsarna finns.
Installation och köp i Stockholm
För företag i Stockholm finns många alternativ för att köpa och installera rumsbokare. En professionell installation säkerställer att panelerna fungerar som de ska, integreras med Outlook eller Teams och blir en naturlig del av arbetsplatsens infrastruktur. Att välja en erfaren partner minskar risken för driftstörningar och säkerställer en snabb adoption i organisationen.
Vad ingår i en installation?
En komplett installation omfattar oftast: – Fysisk montering av paneler vid dörrar. – Konfiguration och koppling till kalendersystem. – Testning och utbildning av användare. – Dokumentation för IT-avdelningen.
Rumsbokare och meeting room panels är mer än bara en teknisk pryl vid dörren. Rätt implementerade är de ett strategiskt verktyg för att förbättra arbetsflöden, öka resurseffektiviteten och skapa en bättre möteskultur. Med standardiserad naming, smarta no-show-regler, jämförelse mellan olika varumärken och tydliga policyer får organisationen maximal nytta – både i form av ROI och medarbetarnöjdhet.
